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Cómo planificar y organizar un evento

  

Las 10 cosas que debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

  1. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
  2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en elnetworking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamificación" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
  3. Conoce a tu público y adaptael mensaje y los contenidosdel evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experienciaque satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir unturno de preguntas después de cada presentación o sesión.
  4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, toma GRATUITAMENTE todos los tips de www.to2tuseventos.com donde encontrarás cientos de herramientas diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
  5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y elretorno sobre la inversión
  6. A la hora deelegir un lugar de celebración, comprueba sured Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.
  7. Aprovecha el poder de losmedios socialesa fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
  8. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

Fase preliminar al evento

  • Determinar elprincipal del evento.
  • Identificar alpúblicobeneficiario y decidir sobre elmensajea transmitir.
  • Decidir quién llevará a cabo laplanificación del evento; es decir, si se va a realizar interna o externamente.
  • Preseleccionar al menos dosfechaspara la celebración del evento.
  • Establecer unprograma(agenda preliminar) para el evento.
  • Definir laestrategia promocional, si procede.
  • Si la organización va a ser externa, preparar unapetición de presupuesto
  • Enviar un primer aviso a los asistentes potenciales.
  • Diseñar unprograma detalladopara la organización preliminar, identificando y asignando las tareas.
  • Elegir elespacioy realizar una visita de inspección, sobre todo si no se está familiarizado con el lugar de celebración y/o destino. Asegurarse de que dicho espacio disponga de todo lo necesario: audiovisuales, Wi-Fi,personal auxiliar,catering, etc. En caso contrario, elaborar una lista de las cosas y/o personas a contratar.
  • Negociar las tarifas dealojamiento,personal auxiliar,comida,transporteyalojamiento, comida,actividadesadicionales (actividades para cónyuges y lúdicas, entretenimiento, etc.), si procede.
  • Contratar a los conferenciantes claves y enviar invitaciones a la prensa
  • Enviar un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
  • Empezar a preparar los impresos, de ser necesario.
  • Asegurar el evento (al menos contra responsabilidad civil) y contratar seguridad, en caso de necesidad.
  • Preparar unplan para situaciones imprevistas.
  • Elaborar una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento.
  • Confirmar todas las reservas y comprobar todos los detalles.
  • Concretar el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.

Organización interna

Acerca de Nosotros

En to2tuseventos.com tenemos como objetivo reunir a los mejores proveedores de servicios de la ciudad y ponerlos a tu alcance, cuidando hasta el más mínimo detalle en cada uno de los servicios, con nosotros no existen límites para crear y personalizar tu evento, ya sea Boda, XV años, Baby Shower, cumpleaños o cualquiera que sea el motivo para festejar y lucirte con tus invitados.  ¡¡Hazlo memorable!!